Qui trình tiếp nhận và tổ chức bán đấu giá tài sản được thực hiện theo các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ của tài sản bán đấu giá
- Kiểm tra hồ sơ: Kiểm tra các văn bản pháp lý liên quan đến tài sản bán đấu giá, yêu cầu khách hàng bổ sung hồ sơ (nếu có)
- Thông báo cho khách hàng qui trình của việc tổ chức đấu giá, thời gian tổ chức, thanh tóan, phí dịch vụ đấu giá….
- Gởi mẫu Hợp đồng bán đấu giá tài sản để khách hàng tham khảo.
Bước 2: Đi khảo sát thực tế
- Chụp hình tài sản bán đấu giá
- Lập Phiếu khảo sát thực địa ghi nhận tình trạng của tài sản
Bước 3: Ký kết Hợp đồng bán đấu giá tài sản
- Soạn thảo Hợp đồng trình Ban Giám đốc
- Gởi Hợp đồng đến khách hàng tham khảo.
- Chỉnh sửa, bổ sung Hợp đồng (nếu có)
- Trình Ban Lãnh đạo 02 bên cùng ký kết Hợp đồng, HĐ được lập 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản.
Bước 4: Đăng thông tin tài sản lên báo, đài: Sau khi thỏa thuận với chủ tài sản đăng loại báo, đài gì thì tiến hành. Đăng 2 kỳ, mỗi kỳ cách nhau 03 ngày (theo QĐ tại điều 28 NĐ 17)
Bước 5: Soạn thảo thông báo bán đấu giá tài sản trình Ban giám đốc duyệt
Bước 6: Niêm yết thông báo bán đấu giá tài sản:
- Tại Công ty
- Tại đơn vị có tài sản
- Nơi có tài sản bán đấu giá.
- Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có bất động sản bán đấu giá
Bước 7: Tiếp nhận khách hàng mua hồ sơ đấu giá:
Bộ hồ sơ đấu giá bán cho khách hàng gồm:
- Phiếu đăng ký mua tài sản bán đấu giá
- Qui chế bán đấu giá tài sản.
- Bản photo các văn bản liên quan đến tài sản bán đấu giá
- Phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền phí tham gia đấu giá cho khách hàng
Bước 8: Tiếp nhận khách hàng đăng ký tham gia đấu giá:
Hồ sơ khách hàng tham gia đấu giá nộp là:
- Phiếu đăng ký mua tài sản bán đấu giá
- Bản sao CMND, hộ khẩu hoặc bản photo có đối chiếu với bản chính
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh (tổ chức)
- Giấy nộp tiền đặt trước
- Phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền đặt trước của khách hàng (tất cả sẽ được nộp qua tài khoản Ngân hàng).
Trường hợp khách hàng đặt trước tiền mặt, Bộ phận tài vụ sẽ chuyển vào Tài khoản Ngân hàng chậm nhất là 02 ngày làm việc và tổng hợp lại trong ngày.
Bước 9: Báo cáo tình hình đăng ký đấu giá:
- Sau khi kết thúc thời hạn đăng ký tham gia đấu giá tài sản, tổng hợp tình hình và chốt danh sách khách hàng đăng ký tham gia đấu giá.
- Trình Ban Giám đốc về tổ chức phiên đấu giá.
Bước 10: Gởi thư mời tham dự phiên đấu giá:
- Chủ tài sản
- Các khách hàng đăng ký tham gia đấu giá (chỉ những hồ sơ hợp lệ)
- Phòng Công chứng (nếu là bất động sản)
- Trường hợp không có khách hàng đăng ký tham gia đấu giá, gởi Văn bản thông báo đến Chủ tài sản.
Bước 11: Tổ chức phiên đấu giá:
- Phối hợp với Phòng Hành chính chuẩn bị dụng cụ, sắp xếp bàn ghế, hội trường...
- Tiến hành phiên đấu giá (đính kèm Biên bản của phiên bán đấu giá tài sản)
- Ký Hợp đồng mua bán tài sản (ký giữa Tổ chức bán đấu giá và người mua trúng đấu giá)
- Công chứng tại phiên bán đấu giá Hợp đồng mua bán tài sản (nếu là bất động sản)
- Sau phiên bán đấu giá, phối hợp với Bộ phân tài vụ trả tiền đặt trước lại cho người không trúng đấu giá, hướng dẫn cho người trúng đấu giá nộp tiếp số tiền còn lại (đã trừ đi số tiền đặt trước)
Bước 12: Công việc sau khi đấu giá thành:
- Theo dõi việc thanh tóan tiền mua tài sản của khách hàng.
- Sau khi khách hàng đã thanh toán đủ tiền mua tài sản:
- Chuyển số tiền theo qui định trong Hợp đồng cho Chủ tài sản.
- Thông báo cho Chủ tài sản biết để bàn giao tài sản cho người mua.
- Tham dự bàn giao tài sản với Chủ tài sản và người mua được tài sản
Bước 13: Thanh lý hợp đồng, chuyển Bộ phân tài vụ thực hiện:
- Thanh toán số tiền theo Biên bản thanh lý hợp đồng
- Xuất hóa đơn dịch vụ giá trị gia tăng cho bên có TS bán đấu giá
- Trường hợp đấu giá không thành: Gởi Văn bản thông báo và đề nghị tiếp tục ký Phụ lục Hợp đồng với Công ty tổ chức đấu giá, nếu đồng ý, hai bên tiến hành ký kết Phụ lục Hợp đồng sửa đổi bổ sung và qui trình tổ chức bán đấu giá được thực hiện lại như từ bước 1. |
