Theo thông tư số 94/2003/TTLT hướng dẫn chế độ sử dụng hóa đơn, chứng từ quy định Hàng hóa(HH) sau đây đang trên đường vận chuyển, đang bày bán, đã bán hay đang trong kho (gọi chung là lưu thông trên thị trường) đều phải có hóa đơn (HĐ), chứng từ kèm theo chứng minh nguồn gốc HH là hợp pháp ngay tại thời điểm kiểm tra và cụ thể như sau :
1) HH điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hạch toán phụ thuộc và ngược lại hoặc điều động giữa các chi nhánh, cửa hàng hạch toán phụ thuộc với nhau, xuất hàng từ đơn vị hạch toán phụ thuộc về cơ sở kinh doanh có thể sử dụng 1 trong hai cách lập HĐ, chứng từ:
- Sử dụng HĐ giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng
- Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ.
Tư vấn thành lập doanh nghiệp - Nếu HH điều động từ cơ sở kinh doanh là đơn vị cấp trên đến các chi nhánh hạch toán độc lập hoặc điều động HH giữa các chi nhánh hạch toán độc lập phải lập 1 trong các loại HĐ: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in theo chế độ quy định.
2) HH xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ phải lập HĐ giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng đã xuất bán, đưa đi trao đổi, biếu tặng hoặc tiêu dùng nội bộ để giao cho khách hàng hoặc làm chứng từ hạch toán của đơn vị.
3) HH xuất giao cho đại lý bán đúng giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng có thể sử dụng 1 trong hai cách lập HĐ, chứng từ như sau:
- Sử dụng HĐ giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng
- Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ
4) Cơ sở kinh doanh xuất nguyên liệu đưa đi gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất hàng đưa gia công kèm theo hợp đồng gia công. Cơ sở nhận gia công đưa sản phẩm gia công trả lại cho cơ sở thuê gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo hợp đồng gia công.
5) HH của cơ sở kinh doanh cố định đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm phải có lệnh điều động nội bộ cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho người vận chuyển. Khi bán hàng phải lập HĐ theo đúng quy định để giao cho người mua hàng.
6) Đối với HH do không đúng quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán thì sử dụng 1 trong các loại HĐ: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in theo chế độ quy định:
- Khi xuất trả lại cho bên bán, bên mua phải lập HĐ, trên HĐ phải ghi rõ HH trả lại cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng kèm theo bản copy liên 2 của HĐ đã mua -đóng dấu sao y bản chính.
- Trường hợp bên mua hàng không phải là cơ sở kinh doanh, không có HĐ thì khi trả lại hàng, bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại HH, số lượng, giá trị hàng trả lại theo HĐ đã lập khi bán hàng -số, ký hiệu, ngày tháng của HĐ, lý do trả lại hàng kèm theo HĐ gửi trả cho bên bán để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế giá trị gia tăng của bên bán.
7) Cơ sở kinh doanh xuất khẩu HH -kể cả cơ sở gia công HH xuất khẩu khi xuất khẩu sử dụng 1 trong các loại HĐ: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in theo chế độ quy định làm chứng từ lưu thông trên đường. Đối với 1 số trường hợp cụ thể được sử dụng HĐ chứng từ để vận chuyển HH xuất khẩu bao gồm :
Vận chuyển hàng hóa - Công ty luật Intraco
- HH trên đường vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu tại cơ quan Hải quan, nếu chưa có căn cứ để lập HĐ thì cơ sở kinh doanh sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ làm chứng từ lưu thông HH trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho HH xuất khẩu, cơ sở kinh doanh lập HĐ cho HH xuất khẩu.
- Trường hợp uỷ thác xuất khẩu HH -kể cả trường hợp uỷ thác xuất khẩu HH gia công cho các cơ sở khác, khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận uỷ thác, cơ sở uỷ thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Khi hàng đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan Hải quan thì cơ sở uỷ thác xuất khẩu xuất HĐ giao cho cơ sở nhận uỷ thác.
8) Các sản phẩm là HH mà người bán không thuộc đối tượng phải lập HĐ bán hàng bao gồm:
- Sản phẩm nông, lâm, thuỷ, hải sản chưa qua chế biến do nông dân, ngư dân tự sản xuất, khai thác trực tiếp bán ra.
Công bố hợp quy thực phẩm - Cơ sở mua sản lâm, thủy, hải sản do người nông dân, phẩm nông,ngư dân sản xuất, khai thác phải lập HĐ thu mua hàng lâm sản, thuỷ, hải sản, nông sản theo theo mẫu số 06/TMH-3LL ban hành kèm theo Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 7-11-2002 của Chính phủ về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý HĐ, trong trường hợp cơ sở kinh doanh đặt trạm thu mua những HH kể trên thì phải đăng ký với cơ quan thuế nơi đặt trạm thu mua. Khi vận chuyển HH đã thu mua phải có lệnh điều động nội bộ của cơ sở kinh doanh kèm theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Đối với đồ dùng của cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, cơ sở kinh doanh mua lại để bán haynhận hàng ký gửi bán phải lập bảng kê mua hàng, nhận hàng ký gửi bán. Bảng kê do cơ sở kinh doanh lập và tự chịu trách nhiệm (theo mẫu đính kèm). Khi bán hàng, cơ sở kinh doanh phải lập 1 trong các loại HĐ sau: HĐ giá trị gia tăng , HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in theo chế độ quy định giao cho người mua
9) Cơ sở kinh doanh bán lẻ HH cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập HĐ nhưng phải lập bản kê bán lẻ HH theo từng lần bán háng , theo từng loại hàng và cuối ngày phải lập bản kê để làm căn cứ xác định doanh thu
10) Cơ sở kinh doanh mua, nhận HH phải có trách nhiệm yêu cầu bên giao HH xuất HĐ cùng với chứng từ hợp lệ giao cho mình, kể cả đối với trường hợp mua HH có giá trị thấp dưới mức quy định phải lập HĐ, trong trường hợp mua của các đối tượng không phải là cơ sở kinh doanh theo quy định tại điểm 7 nêu trên, phải lập bảng kê
11) Trường hợp mua tài sản thanh lý, nhượng bán của các cơ quan hành chính sự nghiệp phải có HĐ bán tài sản thanh lý
- Trường hợp mua HH là tài sản dự trữ quốc gia phải có HĐ bán hàng dự trữ quốc gia
- Trường hợp mua HH là tài sản bị tịch thu phải có HĐ bán tài sản tịch thu sung công quỹ Nhà nước
